Quelle est l’importance de la gestion des données financières ?

La gestion des données financières permet aux entreprises de donner accès à toutes les parties prenantes de l’organisation pour effectuer les analyses financières dont elles ont besoin, à la demande. Permettre aux utilisateurs de créer leurs propres modèles permet d’obtenir de meilleures informations, des résultats plus rapides et des résultats plus exploitables.

Une gestion solides

Il existe plusieurs façons de déployer la gestion des données financières ainsi que plusieurs raisons. L’une des utilisations les plus répandues de ces systèmes est de conserver un enregistrement conforme des informations financières. La plupart des pays ont des politiques strictes concernant les registres financiers que les entreprises doivent conserver, et l’utilisation de systèmes de gestion des données financières aide les entreprises à s’assurer facilement qu’elles peuvent les respecter. Plus important encore, il permet aux organisations d’imprimer et de préparer rapidement les bons rapports à la demande.

À un niveau plus analytique, l’utilisation de systèmes de gestion des données financières permet d’accélérer le processus de découverte et de préparation des données. Cela permet à son tour de générer des résultats plus rapides et de simplifier le processus de requête pour les utilisateurs. Plus important encore, cela peut aider à générer de meilleures informations BI pour les organisations. Par exemple, une entreprise pourrait analyser les données financières de sa chaîne d’approvisionnement pour trouver des inefficacités et des coûts élevés qui peuvent être réduits pour améliorer les opérations globales.

De même, les entreprises pourraient trouver des dépenses inutiles et des domaines où les économies pourraient être augmentées pour réduire les coûts. Enfin, une gestion solide des données financières peut aider les entreprises à créer des modèles prédictifs plus précis et plus efficaces.

Plus facile à dire qu’à faire

Malheureusement, la collecte de données n’est que la moitié de la bataille pour une prise de décision productive. Afin de faciliter des solutions rapides et efficaces, les responsables financiers doivent être en mesure d’analyser et d’examiner les données rapidement. Ils dépendent de l’exactitude des données, car des informations fausses ou obsolètes peuvent entraîner de nombreuses répercussions coûteuses. Ce n’est pas seulement l’exactitude des données qui pourrait entraîner de telles conséquences, mais aussi leur validité.

Pour que les décisions les plus compétentes soient prises, les responsables financiers ont besoin des données les plus à jour ; plus ils reçoivent les données tôt, plus il est probable qu’elles reflètent les vrais chiffres et donc plus les décisions prises sont pertinentes et fiables. Sans systèmes efficaces de gestion des données en place, les chiffres peuvent très rapidement devenir obsolètes, en particulier dans les scénarios financiers à haute pression. Cela devient une tâche encore plus complexe lorsqu’il y a plusieurs éditions et versions de rapports et de documents à déchiffrer ; comment savoir en toute confiance quelle version est la plus précise ?

Un exemple courant de cela se produit dans le cadre de la gestion locative des organisations. La fin du bail est un aspect très sensible du temps du processus de location, car les entreprises qui louent doivent informer leurs bailleurs dans un délai raisonnable. Ne pas le faire peut entraîner des baux prolongés au taux principal, des ruptures de contrat et des frais de pénalité élevés. C’est pour cette raison que les managers au sein des équipes achats et finances ont besoin d’un système qui leur donne les informations dont ils ont besoin sur leurs baux actifs dès qu’ils en font la demande. Ils doivent être en mesure d’analyser les données pour prendre une décision éclairée sur l’opportunité de prolonger le bail, de résilier le contrat ou de négocier une autre option de fin de bail. Sans accès aux rapports financiers et aux données opérationnelles sur leurs baux et leurs actifs, il est possible qu’une décision effective ne soit pas prise avant la date limite du préavis de fin de bail.

La numérisation

Il existe de nombreux processus au sein de l’entreprise, à la fois urgents et non, qui peuvent être considérablement améliorés grâce à la mise en œuvre d’un logiciel de gestion de données intuitif. Des tableaux de bord intuitifs et des outils de reporting instantanés personnalisables permettent de collecter et de visualiser les données en quelques secondes seulement, ce qui réduit considérablement le temps consacré à l’exploration manuelle des données. Comme les informations importantes sont accessibles dans le monde entier 24h/24 et 7j/7, le stockage de vos données dans une base de données sécurisée signifie que la gestion des données devient une tâche beaucoup plus facile et plus productive.

Par exemple, notre logiciel de gestion de portefeuille de baux basé sur le cloud, LOIS, permet aux clients de conserver toutes leurs données et documentations importantes sur les baux au même endroit. Lorsqu’il s’agit d’exécuter des rapports de location de fin d’année, des examens des économies de coûts ou même d’analyser la conformité de la comptabilité des contrats de location, nos clients ont un accès immédiat et précis aux données dont ils ont besoin, leur permettant de prendre les mesures nécessaires et de devenir généralement plus proactifs et efficaces dans leur gestion locative. Cette rapidité et cette simplicité réduisent considérablement les tâches de traitement internes, offrent de nombreuses opportunités d’économies et améliorent généralement la productivité, la précision et la rapidité de ces tâches traditionnellement manuelles et donc chronophages.

Les leaders financiers à succès réalisent les avantages de la numérisation de leurs processus de gestion des données, car les tendances et les défis au sein de leurs marchés ont dépassé les processus traditionnels basés sur des feuilles de calcul, principalement manuels, de traitement des informations importantes. Alors que les rôles des équipes de finance d’entreprise continuent d’évoluer, elles ont dû devenir des pionniers de la technologie, s’adaptant aux nouvelles pressions au sein de l’entreprise grâce à l’adoption de logiciels basés sur le cloud en tant que plateformes de service. Les recherches menées par Oracle ont révélé que plus des deux tiers des responsables financiers affirment avoir déjà adopté des systèmes basés sur le cloud dans une partie de leur organisation pour les finances de base, ou prévoient une feuille de route pour le faire, soulignant l’impact pionnier des systèmes numérisés sur l’évolution du professionnel de la finance tels que le comptable à Ixelles et à Saint-Gilles en Belgique vers un rôle de conseil plus stratégique. Pour en savoir plus, cliquez ici.